Introduktion til evalueringsprocessen

OS2 gennemfører evalueringer af alle produkter og projekter (følgende benævnt samlet som produktet) to gange årligt som en fast del af fællesskabets porteføljestyring.

Processen tager afsæt i produktets egen selvevaluering og governancerapport, som ejes og opdateres løbende af produktorganisationen (styregruppe, projektledelse og koordinationsgruppe). På den baggrund gennemfører sekretariatet en samlet evaluering i dialog med produktorganisationen.

Evalueringen behandles i to spor. I produktets styregruppe med fokus på konkrete forbedringer, dokumentation og videre udvikling. Og i OS2’s bestyrelse med fokus på tværgående prioriteringer, produktniveau og fælles praksis.

Resultatet er både en status og et arbejdsgrundlag. Evalueringen peger på udviklingsområder i det enkelte produkt og kan samtidig føre til justeringer på tværs af porteføljen.

Processen gentages som en del af et fast årshjul, hvor opdateret selvevaluering er forudsætningen for næste evaluering. Over tid bør det opleves at arbejdet lettes i takt med, at produkter holder deres selvevaluering ajour og arbejder aktivt med OS2’s styringsmodel.

Processen (diagram)

flowchart TD

%% --- Styles ---
classDef start fill:#E5E5E5,stroke:#444,color:#111;
classDef eval fill:#FFF3C4,stroke:#D6A900,color:#333;

classDef board fill:#D7E8FF,stroke:#5A8FD8,color:#111;
classDef boardOut fill:#ABC9FF,stroke:#5A8FD8,color:#111;

classDef sg fill:#DFF4D8,stroke:#3FA34D,color:#111;
classDef sgOut fill:#B3E6A5,stroke:#3FA34D,color:#111;

classDef loop fill:#EFEFEF,stroke:#666,color:#111;
classDef invisible fill:none,stroke:none;

%% --- Top ---
A1[Projekt/produkt opdaterer<br/>selvevaluering og governancerapport]:::start
A2[Projekt/produkt afholder dialog<br/>med sekretariatet]:::start
B[Sekretariatet gennemfører evaluering<br/>ud fra opdateret selvevaluering]:::eval

A1 --> A2 --> B

%% --- Layout control ---
X(( )):::invisible
B --> X

%% --- Lanes ---
subgraph L[Styregruppespor]
direction TB
C1[Evaluering fremlægges<br/>for produktets styregruppe]:::sg
D1[Styregruppen giver feedback<br/>og peger på mangler]:::sg
E1[Sekretariatet samarbejder<br/>om forbedringer og årshjul]:::sg
F1[Opdateret dokumentation<br/>og governancerapport]:::sgOut
end

subgraph R[Bestyrelsesspor]
direction TB
C2[Evaluering fremlægges<br/>for OS2's bestyrelse]:::board
D2[Bestyrelsen vurderer<br/>generelle tiltag]:::board
E2[Sekretariatet leder<br/>tiltag fra bestyrelsen]:::board
F2[Opdateret produktniveau og<br/>praksis på fælles niveau]:::boardOut
end

%% --- Force layout ---
X --> C1
X --> C2

%% --- Flows ---
C1 --> D1 --> E1 --> F1
C2 --> D2 --> E2 --> F2

%% --- Cross-links ---
D1 <---> D2
E1 <---> E2

%% --- Loop ---
G[Årshjul udløser<br/>ny selvevaluering]:::loop

F1 --> G
F2 --> G
G --> A1
F1 --> A1

Roller og ansvar i evalueringsprocessen

Styregruppe (for produktet)

Ansvar:

• Sikre efterlevelse af OS2’s styringsmodel og krav.
• Tage strategisk stilling til produktets niveau og udvikling.

Opgaver:

• Udfylde og vedligeholde selvevalueringen.
• Fremlægge dokumentation for opfyldelse af krav.
• Indgå aktivt i dialog med sekretariatet under evalueringen.
• Forholde sig til evalueringens resultat og igangsætte nødvendige tiltag.

Projektleder / koordinator / tovholder

Ansvar:

• Koordinere arbejdet med selvevalueringen.

Opgaver:

• Indsamle input og dokumentation fra relevante aktører.
• Udfylde selvevalueringsformularen i samarbejde med styregruppen.
• Sikre at evalueringen er opdateret og fyldestgørende.

OS2-sekretariatet

Ansvar:

• Gennemføre evalueringen på mandat fra bestyrelsen.
• Sikre ensartet, faglig og dokumenteret vurdering på tværs af produkter.
• Stå på mål for den samlede vurdering af OS2’s portefølje.

Opgaver:

• Gennemgå selvevaluering og dokumentation.
• Foretage en samlet vurdering af kravopfyldelse.
• Udarbejde evalueringsrapport og fastlægge produktniveau.
• Indgå i dialog med styregruppen om vurderingen.
• Indhente faglig second opinion ved behov.

Bemærkning:

• Sekretariatet kan, på et dokumenteret og fagligt grundlag, nå frem til en anden vurdering end styregruppen. Den endelige vurdering fastlægges af sekretariatet.

Bestyrelsen

Ansvar:

• Overordnet ansvar for OS2’s styringsmodel og portefølje.

Opgaver:

• Fungere som sidste instans ved uenighed.
• Træffe beslutning ved eskalerede vurderinger.
• Fastlægge strategisk retning og rammer for modellen.

OS2-fællesskabet (øvrige deltagere)

Ansvar:

• Bidrage til transparens og kvalitet i fællesskabet.

Opgaver:

• Levere input og erfaringer til produkter.
• Anvende og bidrage til dokumentation og løsninger.
• Understøtte åbenhed og videndeling.